Wissenschaft sichtbar machen – professionell, effizient, persönlich
Kongressmanagement
Ob national oder international, analog, digital oder hybrid: Wir planen, organisieren und realisieren wissenschaftliche Kongresse jeder Größenordnung. Dabei verbinden wir Erfahrung mit Innovationsfreude, strukturiertes Projektmanagement mit Liebe zum Detail – und behalten dabei stets das große Ganze im Blick.
Von der ersten Konzeptidee über Budgetierung und Abklärung steuerrechtlicher Fragen, Teilnehmer:innen- und Abstractmanagement bis hin zur Abwicklung vor Ort und darüber hinaus: Wir behalten den Überblick, stimmen alle Beteiligten aufeinander ab und sorgen dafür, dass Ihr Kongress nicht nur reibungslos läuft, sondern auch wirkt – inhaltlich, organisatorisch und menschlich.
Mit rechtlicher Sicherheit, transparenter Kostenkontrolle und einem engagierten Team an Ihrer Seite.
UNSERE INDIVIDUELLEN LÖSUNGEN
Alles aus einer Hand – oder ganz nach Bedarf
Projektmanagement
Effektives Projektmanagement bildet das Fundament einer erfolgreichen Veranstaltung – jeder Schritt vom Kick-off bis zum Abschluss wird präzise geplant und koordiniert.
Ablaufplanung
Steuerung des gesamten Projektablaufs, Erstellung eines detaillierten Zeitplans, Koordination aller beteiligten Partner:innen.
Kongressbewerbungen & Ausschreibungen
Inhaltliche Koordination und administrative Abwicklung.
Veranstaltungslocation
Recherche, Vergleich und Verhandlung passender Locations.
Catering
Koordination aller gastronomischen Leistungen.
Veranstaltungstechnik
Planung und Abstimmung von Audio-, Video- und Bühnentechnik (auch online oder hybrid).
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Kommunikation und Werbung
Zielgerichtete Kommunikation stellt sicher, dass die Veranstaltung die richtigen Personen erreicht und nachhaltig wirkt.
Kommunikationskonzept
Entwicklung eines maßgeschneiderten Plans für unterschiedliche Zielgruppen und Kanäle.
Kampagnenmanagement
Termingerechte Umsetzung sämtlicher Maßnahmen vom Save-the-Date bis zur Post-Event-Umfrage.
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Finanzen
Transparente Abläufe und korrekte steuerliche Abwicklung schaffen Sicherheit und Vertrauen.
Steuerliche Abklärung
In Kooperation mit einer Steuerberatung.
Rechnungswesen & Zahlungsabgleich
Fristgerechte Erfassung, Verarbeitung und Dokumentation ein- und ausgehender Rechnungen.
Budget & Kostenkontrolle
Erstellung, laufende Aktualisierung und Überwachung.
Kostenoptimierung
Identifikation von Einsparpotenzialen ohne Qualitätsverlust.
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Teilnehmer:innenmanagement
Professionelle Unterstützung und persönliche Betreuung in allen Phasen der Organisation schaffen ein positives Veranstaltungserlebnis.
Registrierungsabläufe
Entwicklung und Umsetzung von passenden Anmeldeprozessen vorab und vor Ort.
Teilnehmer:innen-Support
Serviceorientierte Unterstützung vor, während und nach der Veranstaltung.
Auswertung
Erfassung und Aufbereitung relevanter statistischer Daten wie Anmeldezahlen, Länderstatistiken, etc.
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Wissenschaftliches Programm & Abstract-Management
Das wissenschaftliche Programm ist der Kern jeder Veranstaltung.
Programmentwicklung
Administrative Unterstützung des wissenschaftlichen Komitees.
Abstract-Management
Akkreditierung
Abwicklung der Einreichung bei nationalen und europäischen Fortbildungsprogrammen wie z.B. DFP oder EACCME.
Referent:innen-Betreuung
Serviceorientierte Unterstützung vor, während und nach der Veranstaltung.
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Fachausstellung & Sponsoring
Durchdachte Konzepte ermöglichen ein nachhaltiges, transparentes und wertschätzendes Verhältnis zwischen Wissenschaft und Industrie.
Kooperationskonzept
Entwicklung von zielgerichteten Angeboten für Industriepartner:innen.
Akquise
Ausstellungslogistik
Entwurf von Flächenlayouts, Koordination von Anlieferungen, Auf- und Abbau, Lieferant:innen und ausstellenden Firmen.
Compliance
Einhaltung von EFPIA-, MedTech- und nationalen Richtlinien.
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Umsetzung vor Ort
Verlässliche und kompetente Umsetzung vor Ort garantiert eine sorgenfreie Kongresserfahrung.
Koordination aller Akteur:innen
Zentrale Ansprechstelle für Tagungsort, Catering, Technik, Industriepartner:innen, Referent:innen und Teilnehmer:innen.
Ablaufplanung
Koordination und Kontrolle aller Abläufe während der Veranstaltung.
Lösungsorientiertes Handeln
Kompetente Betreuung bei unvorhergesehenen Situationen.
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Side Events, Business Meetings & Networking Veranstaltungen
Ergänzende Veranstaltungen schaffen Möglichkeiten zum inhaltlichen Austausch und vertiefen Beziehungen.
Einbindung in das Hauptprogramm
Planung und Durchführung ergänzender Formate immer mit Blick auf das wissenschaftliche Kernprogramm.
Organisation
Location, Catering, Technik, Anmeldung.
Regelkonforme Planung
Beachtung von Compliance-Vorgaben.
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Virtuelle und hybride Veranstaltungen
Wir planen und koordinieren die technische Umsetzung interaktiver Formate für virtuelle und hybride Veranstaltungen
Eventsoftware
Auswahl einer geeigneten Eventsoftware basierend auf Anforderung und Budget.
Koordination
Einbindung der virtuellen Übertragung in die technische Infrastruktur vor Ort oder an den jeweiligen Standorten der Referent:innen.
Registrierung
Abwicklung von online-Teilnahmegebühren unter Berücksichtigung des Europäischen Steuerrechts.
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Nachhaltig veranstalten mit der WMA – mit Verantwortung und Überzeugung
Als Lizenznehmer des Österreichischen Umweltzeichens sind wir berechtigt, Veranstaltungen offiziell als Green Meetings zu zertifizieren. Doch für uns ist das weit mehr als ein formaler Rahmen: Nachhaltigkeit ist ein zentraler Bestandteil unserer Haltung und unseres Handelns.
Wir organisieren Green Meetings nicht nur, weil wir es dürfen – sondern weil wir davon überzeugt sind, dass jede Veranstaltung auch einen Beitrag für die Zukunft unseres Planeten leisten kann und soll.
Vom ressourcenschonenden Veranstaltungsdesign über klimasensible Mobilitätskonzepte bis hin zu regionaler, saisonaler Verpflegung: Gemeinsam mit unseren Partnern setzen wir konkrete Maßnahmen um, um Veranstaltungen möglichst umweltfreundlich und sozial verträglich zu gestalten.
Sie möchten mit uns arbeiten?
Kontaktieren Sie uns noch heute!
Unsere zufriedenen Kund:innen
2023 war ich mit der Kongresspräsidentschaft des OT Kongresses – Jahreskongress der Österreichischen Gesellschaft für Orthopädie betraut. Die WMA war von der Auswahl der Kongress Location, Kontakt zu den Sponsoren, Erstellung des Budgets bis zur Programmerstellung ein hochprofessioneller Partner. Immer erreichbar, konstruktiv und kreativ in der Problemlösung mit hohem persönlichen Einsatz der Mitarbeiter:innen hat die Zusammenarbeit perfekt geklappt. Ich kann die WMA wärmstens als PCO weiterempfehlen.
Prim.a Univ.-Prof.in Dr.in Catarina Chiari
Kongresspräsidentin des Jahreskongresses der Österreichischen Gesellschaft für Orthopädie 2023
As Past President of the ESHG, I have valued working with WMA. Our Society’s collaboration since 2001 has been central to our growth into a community of ~4,000 members and an annual hybrid conference with ~7,000 participants. Beyond flawless execution, it’s the trust, insight and partnership they bring that sets them apart. I can wholeheartedly recommend WMA to anyone looking for a reliable, dynamic partner.
Professor William Newman, MA PhD FRCP
President of the European Society of Human Genetics (2024-2025)
Seit 2024 organisiere ich gemeinsam mit Kolleginnen jährlich das NMN Symposium, welches ca. 200 Teilnehmer:innen aus aller Welt zusammenbringt. Durch die hervorragende Zusammenarbeit mit der WMA hat sich das NMN Symposium rasch einen internationalen Ruf als DAS Meeting zur Nuklearmedizin und Neuroonkologie gemacht, welches nicht nur durch exzellenten Inhalt, sondern auch durch perfekte Organisation überzeugt.
Univ.-Prof. Dr. Matthias Preusser
Seit 2023 Präsident des Vereins Nuclear Medicine and Neurooncology (NMN) – Nuklearmedizin und Neuroonkologie
Der FEMclub ist ein Verein zur Förderung von Chancengleicheit, Female Empowerment und Vernetzung von Frauen in der Medizin und Wissenschaft – ohne die Unterstützung der WMA wäre die Vereinsgründung in dieser Form nicht möglich gewesen. Die WMA bietet dem FEMclub nicht nur organisatorischen Rückhalt, sondern auch die zuverlässige Struktur, die benötigt ist, um nachhaltige Veränderung zu ermöglichen. Für das außergewöhnliche Engagement und die Partnerschaft sind wir sehr dankbar!
Univ.-Prof.in Dr.in Nathalie Albert
Seit 2023 Präsidentin des Vereins FEMclub – Female Excellence in Medicine – Verein zur Förderung von Frauen in der Medizin
I value the Vienna Medical Academy’s exceptional professionalism and seamless collaboration in daily running of the society and advancing endocrine surgery education across Europe.
Prof. Marcin Barczyński
President, EUROCRINE Society (2024 – 2026)







































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Altes AKH
Hof 1 / Gebäude 1.17
1090 Wien, Österreich