Vereinsarbeit stärken – strukturiert, verlässlich, individuell
Vereinsmanagement
Wir begleiten medizinisch-wissenschaftliche Vereine im administrativen und organisatorischen Alltag – professionell, flexibel und mit dem nötigen Überblick. Dort, wo ehrenamtlich tätigen Vorständen im Tagesgeschäft oft Zeit, Ressourcen oder spezifisches Fachwissen fehlen, schaffen wir Struktur, sorgen für reibungslose Abläufe und ermöglichen eine effiziente Vereinsführung.
Unsere Rolle: Im Hintergrund wirken, im Vordergrund entlasten. Die Führungsverantwortung bleibt selbstverständlich beim Vorstand – wir unterstützen verlässlich und auf Augenhöhe.
Von Mitgliederverwaltung, Finanz- und Steuerfragen, Veranstaltungsorganisation bis zur Kommunikation mit Kooperationspartner:innen und Behörden: Unser Leistungsspektrum deckt alle zentralen Bereiche eines funktionierenden Vereinsbetriebs ab. Umfang und Ausgestaltung unserer Unterstützung richten sich dabei stets nach den individuellen Bedürfnissen, der Größe und Zielsetzung des jeweiligen Vereins.
Wir setzen dort an, wo Unterstützung gebraucht wird – kompetent, verlässlich und passgenau.
Unsere Lösungen
Umfangreiche Unterstützung
Vereinsadministration
Ein professionelles Vereinsmanagement gewährleistet eine rechtssichere, strukturierte und zukunftsorientierte Vereinsführung.
Vorstandssitzungen & Generalversammlung
Organisation, Einladung, Ablaufkoordination und Protokollführung.
Vereinswahlen
Planung und Durchführung regelkonformer Wahlprozesse.
Vereinssitz & Zustelladresse
Verwaltung des offiziellen Vereinssitzes.
Statutenprüfung
Unterstützung bei der laufenden Überprüfung und Anpassung der Vereinsstatuten mit besonderem Augenmerk auf die Gemeinnützigkeit.
Behördenmeldungen
Fristgerechte Meldungen bei der zuständigen Vereinsbehörde.
Rechts- & Steuerkoordination
Direkte Schnittstelle zu Steuerberatung, Finanzamt und Rechtsvertretung.
Spendenbegünstigung
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Mitgliederverwaltung
Strukturierte und persönliche Mitgliederbetreuung stärkt eine aktive Vereinsgemeinschaft.
Datenbankpflege
Unterstützung bei der Auswahl eines geeigneten Mitgliedersystems und kontinuierliche Aktualisierung aller Mitgliederstammdaten.
Korrespondenz
Zeitnahe Beantwortung aller Mitgliederanliegen und vereinsbezogenen Anfragen.
Besondere Mitgliedsgruppen
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Finanzen
Vertrauen entsteht durch eine klare, regelkonforme und transparente Finanzverwaltung.
Beitragsvorschreibungen
Erstellung und Versand von Mitgliedsbeitragsrechnungen.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Vereinsbuchhaltung nach geltenden Vorschriften.
Zahlungsverkehr
Vorbereitung, Dokumentation und Durchführung aller Überweisungen.
Vermögensübersicht
Unterstützung bei der Erstellung und Präsentation der jährlichen Finanzübersicht im Rahmen der Generalversammlung.
Rechnungsprüfung
Koordination der Prüfung mit den zuständigen Stellen.
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Wissensvermittlung & Bildung
Unterstützung bei Förderprogrammen, Publikationen, Fortbildungen und internationalen Kooperationen.
Komitee-Support
Flexible Unterstützung für Fach- und Arbeitsgruppen.
Preise & Stipendien
Journals & Publikationen
Mitwirkung an vereinseigenen Fachzeitschriften und Veröffentlichungen.
Fortbildungen
Planung und Umsetzung von Workshops, Webinaren und Seminaren.
Kooperationen
Pflege und Koordination nationaler und internationaler Partnergesellschaften.
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Kommunikation
Zielgerichtete Kommunikation stellt sicher, dass die Vereinsaktivitäten die richtigen Personen erreicht und nachhaltig wirkt.
Kommunikationskonzept
Entwicklung eines maßgeschneiderten Plans für unterschiedliche Zielgruppen und Kanäle.
Newsletter
Redaktion, Gestaltung und Versand nach inhaltlicher Vorgabe.
Website-Redaktion
Kontinuierliche Pflege der Inhalte in Zusammenarbeit mit dem:der Webmaster:in.
Social-Media
Content-Erstellung und Upload auf den relevanten Kanälen.
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Sponsoring & Fördermittel
Finanzielle Unterstützung aus langfristigen Partnerschaften sichern nachhaltige Vereinstätigkeit.
Kooperationskonzept
Entwicklung von zielgerichteten Angeboten für Industriepartner:innen.
Akquise
Gezielte Ansprache potenzieller Partner:innen bis zum Abschluss der Vereinbarungen.
Compliance
Einhaltung von EFPIA-, MedTech- und nationalen Richtlinien.
Öffentliche Fördermittel
Identifikation passender Programme und fristgerechte Antragstellung.
Fördermittelverwaltung
Fristenmanagement, Mittelabruf und Nachweisführung bei Zuschussgebern.
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Register & Datenbanken
Fachspezifische Register und Datenbanken sind essenzielle Instrumente zur Förderung wissenschaftlicher Erkenntnisse.
Benutzerverwaltung
Zentrums-Kommunikation
Laufender Austausch mit Kliniken und Datenlieferanten.
Statistiken & Reports
Unterstützung bei der Erstellung bedarfsgerechter Auswertungen und Übersichten.
Technische Schnittstelle
Koordination mit Plattformbetreibern und Dienstleistern.
Compliance
Unterstützung bei regulatorischen und ethischen Vorgaben.
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Betreuung medizinischer Facharztprüfungen
Internationale Prüfungsformate sichern europaweit vergleichbare Ausbildungsstandards.
Prüfungsorganisation
Planung schriftlicher, mündlicher und praktischer Formate.
Kandidat:innen- & Prüfer:innenkommunikation
Zielgerichtete Information und Betreuung aller Beteiligten.
Prüfungsunterlagen
Erstellung, Verwaltung und sichere Verteilung relevanter Materialien.
Prüfungslogistik
Raum- und Zeitplanung, technische Ausstattung und Vor-Ort-Support.
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Unsere zufriedenen Kund:innen
2023 war ich mit der Kongresspräsidentschaft des OT Kongresses – Jahreskongress der Österreichischen Gesellschaft für Orthopädie betraut. Die WMA war von der Auswahl der Kongress Location, Kontakt zu den Sponsoren, Erstellung des Budgets bis zur Programmerstellung ein hochprofessioneller Partner. Immer erreichbar, konstruktiv und kreativ in der Problemlösung mit hohem persönlichen Einsatz der Mitarbeiter:innen hat die Zusammenarbeit perfekt geklappt. Ich kann die WMA wärmstens als PCO weiterempfehlen.
Prim.a Univ.-Prof.in Dr.in Catarina Chiari
Kongresspräsidentin des Jahreskongresses der Österreichischen Gesellschaft für Orthopädie 2023
As Past President of the ESHG, I have valued working with WMA. Our Society’s collaboration since 2001 has been central to our growth into a community of ~4,000 members and an annual hybrid conference with ~7,000 participants. Beyond flawless execution, it’s the trust, insight and partnership they bring that sets them apart. I can wholeheartedly recommend WMA to anyone looking for a reliable, dynamic partner.
Professor William Newman, MA PhD FRCP
President of the European Society of Human Genetics (2024-2025)
Seit 2024 organisiere ich gemeinsam mit Kolleginnen jährlich das NMN Symposium, welches ca. 200 Teilnehmer:innen aus aller Welt zusammenbringt. Durch die hervorragende Zusammenarbeit mit der WMA hat sich das NMN Symposium rasch einen internationalen Ruf als DAS Meeting zur Nuklearmedizin und Neuroonkologie gemacht, welches nicht nur durch exzellenten Inhalt, sondern auch durch perfekte Organisation überzeugt.
Univ.-Prof. Dr. Matthias Preusser
Seit 2023 Präsident des Vereins Nuclear Medicine and Neurooncology (NMN) – Nuklearmedizin und Neuroonkologie
Der FEMclub ist ein Verein zur Förderung von Chancengleicheit, Female Empowerment und Vernetzung von Frauen in der Medizin und Wissenschaft – ohne die Unterstützung der WMA wäre die Vereinsgründung in dieser Form nicht möglich gewesen. Die WMA bietet dem FEMclub nicht nur organisatorischen Rückhalt, sondern auch die zuverlässige Struktur, die benötigt ist, um nachhaltige Veränderung zu ermöglichen. Für das außergewöhnliche Engagement und die Partnerschaft sind wir sehr dankbar!
Univ.-Prof.in Dr.in Nathalie Albert
Seit 2023 Präsidentin des Vereins FEMclub – Female Excellence in Medicine – Verein zur Förderung von Frauen in der Medizin
I value the Vienna Medical Academy’s exceptional professionalism and seamless collaboration in daily running of the society and advancing endocrine surgery education across Europe.
Prof. Marcin Barczyński
President, EUROCRINE Society (2024 – 2026)







































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